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关于公司日常费用报销的实施细则

点击数:1049发布时间:2016-11-09 10:18:19


附件:  

关于日常费用报销的实施细则
      为加强公司财务日常管理,规范相关报销事宜,提高工作效率,优化财务资料管理,以便日后查阅,现将日常费用报销过程中相关要求规范如下:
一、 日常费用分类:主要包括办公费、交通费、通讯费、福利费、差旅费、招待费、人事管理费、车辆费、保险费、咨询费及其他日常费用。
二、 单据分类:费用报销单、各类发票、说明性文书、其他单据及单据粘贴纸。
       1、费用报销单:主要包括《报销单》、《费用支出报销凭证》、《差旅费报销单》及其他文书。
       2、发票:主要包括增值税专用发票、增值税普通发票、各类专用发票及政府性收款收据等。
       3、说明性文书:主要是指作为该费用说明的相关合同或协议、明细表单、审批文件、补充性单据等。
       4、单据粘贴纸:主要是指用于粘贴相关有效单据的纸张。
       5、在取得各类报销凭据时,请优先取得增值税专用发票。此专用发票取得时为一式两联,包含第二联抵扣联与第三联发票联,且必须盖有发票开具方的发票专用章。
 三、票据整理及填列:
       1、对于各类型票据先按照所发生费用进行分类整理(如市内交通费、差旅费、办公费等),并分次填列,再按照类别分别粘贴,其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再分类,依次粘贴。
       2、出差一次填写一张报销单,不得多次合并,将发票单独粘贴在费用报销单上,发票上所体现的内容应与出差路程保持一致。
       3、费用报销单上的部门、日期、报销人、报销摘要均应填写齐全。
       4、费用报销单、差旅费报销单使用公司统一印制的单据,不得自行复印,报销单填写一律使用黑色水笔,不得使用蓝色水笔、圆珠笔或者铅笔填写,填写字迹要工整,不得涂改、污损、刮擦或挖补。
       5、报销单如果需要附文件、报告或者合同之类的,一律附原件,如确需附复印件的,用空白A4纸复印,不得使用已作废过的A4纸复印。
四、单据粘贴纸的使用:粘贴时,在粘贴纸左边留出一厘米装订线,在粘贴纸范围内将票据按类分别粘贴。
五、单据粘贴方法:
       1、票据粘贴的稀密程度根据票据的多少确定,原则上一事一报,如果一次业务的发票较多,一张费用报销单不够粘贴,可用两张或多张,要求是一张费用报销单上的发票不能超过三行,每行票据张数不能超过25张。
       2、将胶水涂抹在票据左侧背面,将各票据在粘贴纸上自下而上、自右至左、均匀排列、横向粘贴,避免将票据贴出纸外;粘贴后的票据美观整齐、平整简洁,不能有颠倒、反向,不允许用订书机订票据。
       3、装订线左侧不要粘贴票据,不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄的现象,也不要把所有的票据集中粘贴在粘贴纸的某一侧;
       4、每张发票均应直接粘贴在单据粘贴单上,而不能发票粘在发票上,以免日后全部脱落丢失,或覆盖票据内容;个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。 
       5、如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴;票据比较多时可使用多张粘贴纸;
       6、对于比粘贴纸大的票据或其他附件,粘贴位置也应在票据左侧背面,沿装订线粘贴,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
       7、出差费用的报销均应使用《差旅费报销单》做报支。票据粘贴完整后,经办人在报销单上签名,汇总票据金额,注明票据的张数(大写),并将报销各要素填写完整。其他费用则使用《报销单》(多项费用)及《费用支出报销凭证》(单一项目费用)报支。
 六、费用报销流程:
      1、经办人员整理相关单据,并填写相应的费用报销单。
      2、将填写完整的费用报销提交直属上级/部门负责人审核。
      3、将直属上级/部门负责人审核无误的费用报销单送行政负责人。
      4、将费用报销单经行政负责人审核、总经理(董事长)审批完成后送交财务部出纳。
      5、出纳支付经前期各级审核无误的费用款项。
七、报销时限:
     ① 集团公司内勤人员:上月25日后至当月25日的期间费用必须在当月报销,差旅费用必须在结束后5个工作日内报销。逾期单据,财务部不再受理,由此造成的损失,由报销人自己承担。
     ② 监理公司驻项目部人员:原则上每季度报销一次(包含差旅费用),每半年必须报销一次(包含差旅费用)。超过六个月的单据,财务部不再受理,由此造成的损失,由报销人自己承担。
     ③ 因单据不合要求,被退回按规定可以重新报销的,应在5个工作日内处理,并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”,以区别在正常报销时限内的单据。被退回不得重新报销的,下次拿回再报销的,一经发现,将予以严肃处理。
     ④ 跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销,年终结算后不予报销上年度费用。
八、其他补充说明:请经办人员按以上要求将相关单据粘贴好,票据粘帖单不得超过凭证大小,若超过部分,请自觉剪裁,对于相关单据粘贴不合格的,请重新粘贴,若财务审核过程中因该项不合格导致未通过审核而退回重新整理的次数超过三次的,按报销款的1%比例扣减报销款,且单笔扣款不足5元的按5元扣取,该款项纳入全体员工福利基金。
九、本细则经审批通过后即刻执行,财务部负责对本细则相关事项进行解释说明。



安泰金融集团(中国)有限公司
                                              财务部

                                               2016年6月

关于公司日常费用报销的实施细则